Nature du travail
Toujours sur la brèche
La secrétaire est l'interlocuteur incontournable d'un service ou d'une entreprise. Tout transite par elle : accueil de visiteurs, messages téléphoniques, prise de rendez-vous, rédaction du courrier... Sans répit, elle passe du classement de dossiers à la saisie de documents ou du budget.
La plaque tournante du service
L'informatisation des services a déchargé la secrétaire de tâches basiques de bureautique. Elle est plus disponible pour jouer pleinement son rôle d'organisatrice, depuis la gestion d'agendas jusqu'à la préparation de réunions de travail, de déplacements, de colloques ou de salons.
Un métier aux 1000 postes
Le quotidien de la secrétaire varie selon qu'elle exerce chez un notaire, un architecte, dans un cabinet d'avocats ou une PME du bâtiment... Les postes de secrétaire (ou assistante) de direction comportent des responsabilités plus larges. Il s'agit de seconder un dirigeant ou un chef de service en le déchargeant de tous les aspects administratifs.
Compétences requises
Un mouton à cinq pattes
Organisée, méthodique, discrète, courtoise, autonome... La secrétaire (la profession compte 97 % de femmes) cumule qualités et compétences. Elle est capable de retrouver un document dans l'instant et d'organiser un voyage au plus vite. Sa présentation et son accueil contribuent à la bonne image du service.
Molière et Shakespeare
À l'écrit comme à l'oral, la secrétaire s'exprime avec une parfaite aisance. Pas seulement dans la langue de Molière. Dans une grande entreprise, dans un cabinet d'affaires, la connaissance de l'anglais est indispensable. Et une troisième langue peut faire la différence à l'embauche. La maîtrise des logiciels Word, Excel, Powerpoint, et de l'écriture rapide sont nécessaires.
Disponible et adaptable
Malgré ses multiples occupations, la secrétaire sait se rendre disponible. Qui plus est lorsqu'elle est assistante de direction. Hiérarchiser les priorités et parer aux urgences exige une grande capacité d'adaptation.
Salaire
Salaire du débutant
De 1600 à 2000 euros brut par mois selon le niveau de formation et de spécialisation
Accès au métier
Viser bac + 2
Le bac professionnel secrétariat est la première porte d'entrée dans la profession, notamment dans les petites entreprises. Les postes comportant des responsabilités plus larges se situent au niveau BTS ou DUT, éventuellement complétés par une licence professionnelle ou une année de spécialisation. Une compétence complémentaire dans le domaine comptable ou commercial est un réel atout. Dans le secteur juridique, des connaissances en droit (capacité, DUT, licence) sont très appréciées.
Les BTS assistant de manager et assistant de gestion PME-PMI donnent une formation pluridisciplinaire en 2 ans. On y accède principalement après un bac STG.
Le BTS assistance technique d'ingénieur prépare à la gestion administrative d'un service industriel. Les bacheliers STI2D (développement durable) sont majoritaires.
Trois DUT peuvent déboucher sur cette fonction : carrières juridiques, gestion des entreprises et des administrations (GEA), gestion administrative et commerciale (GACO).
À l'université, les licences d'administration et gestion apportent la pluridisciplinarité indispensable.
Quelques CFA (comme Advancia Paris) offrent une formation en alternance.
